Checklists ระบบของคนทำร้านอาหาร EP.3 Field Visit ตรวจสอบภายใน

0
780

ครั้งก่อนได้แบ่งปันการตรวจสอบมาตรฐานร้านอาหารในส่วนของการตรวจสอบจากบุคคลภายนอกองค์กร หรือที่เรียกว่า Mystery Shopper (MS) ไปแล้ว มาตอนนี้เป็นเรื่องราวของการตรวจสอบจากภายในองค์กรเอง หรือที่เรียกว่า Field Visit

Field Visit ร้านอาหาร

การตรวจสอบภายในองค์กรนั้น จะมีความละเอียดมากกว่าการตรวจสอบจากบุคคลภายนอกค่อนข้างมาก

**ร้านไหนที่มีขนาดร้านที่ไม่ใหญ่มากและมีเพียงสาขาเดียว อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ Field Visit ทั้งหมดนี้**

ซึ่งจะแบ่งการตรวจสอบเป็นเดือนละ 2 ครั้ง คือ

1.การตรวจสอบแบบแจ้งให้ทางร้านทราบก่อนล่วงหน้า

2.การตรวจสอบแบบไม่แจ้งให้ทางร้านทราบ

ซึ่งสาเหตุที่ต้องมีการตรวจทั้ง 2 รูปแบบ ก็เพราะ

ครั้งแรกที่เป็นการตรวจสอบโดยแจ้งให้ร้านทราบล่วงหน้า เพื่อที่ผู้ประกอบการต้องการทราบว่า ผู้จัดการร้านและทีมพนักงานในร้านทั้งหมดทราบถึงมาตรฐานในการตรวจของร้านหรือไม่ หากเพื่อนผู้ประกอบการแจ้งวันเข้าตรวจล่วงหน้าแล้วผลคะแนนออกมาดีก็แสดงว่าพนักงานเข้าใจ ว่าอะไรคือมาตรฐานของร้าน แต่หากผลคะแนนออกมาไม่ดีก็จะเป็นตัวสะท้อนว่า ผู้จัดการร้านและทีมพนักงานอาจจะไม่ทราบถึงมาตรฐานนั้นเอง

ในส่วนครั้งที่สองเป็นการตรวจโดยไม่แจ้งล่วงหน้านั้น ก็เพื่อจะดูว่าทางร้านมีมาตรฐานในการทำงานแต่ละวันเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคะแนนในครั้งที่สองจะน้อยกว่าในครั้งแรก

พนักงาน ร้าน อาหาร

ในการเข้าตรวจสอบของ Field Visit จะมีการใช้แบบฟอร์มในการตรวจสอบซึ่งมีหัวข้อและรายละเอียดตัวอย่าง ดังต่อไปนี้

– ระบบการเงิน

– ระบบฝ่ายบุคคลและการฝึกอบรม

– ระบบสินค้าคงคลัง

– คุณภาพอาหาร

– ขั้นตอนการบริการ

– ความสะอาดของร้าน

– การบริหารจัดการร้านของผู้จัดการร้าน

– งานบำรุงรักษาอุปกรณ์

ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ ระบบการเงิน

– เงินสดย่อยสำหรับใช้ซื้อวัตถุดิบ, อุปกรณ์ หรือใช้สอยภายในร้านต่างๆ เมื่อตรวจสอบอ้างอิงกับใบเสร็จรับเงินแล้วมียอดใช้จ่ายที่ตรงกัน หากร้านค้าใดจดทะเบียน Vat ใบเสร็จรับเงินจะต้องเป็นใบเสร็จรับเงินแบบเต็มรูปแบบ

– ตรวจสอบการใช้เงินสดย่อยว่ามีการนำเงินไปซื้อวัตถุดิบหรืออุปกรณ์ใดๆ ที่ไม่จำเป็นหรือไม่

– หากร้านค้าใดเจ้าของกิจการไม่ได้อยู่ร้านเอง และได้มอบหมายให้ผู้จัดการร้านเป็นผู้ดูแลในเรื่องการฝากเงินที่ได้จากการขายเมื่อนำเอกสารการฝากเงินกับยอดขายของวันที่ฝากเงินมาเทียบกัน ข้อมูลจะต้องตรงกัน

 

ค่าแรง พนักงาน ร้านอาหาร

ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ ระบบสินค้าคงคลัง

– วัตถุดิบอาหารที่อยู่ภายในร้านไม่มีของหมดอายุ

– วัตถุดิบต่างๆที่จัดเก็บอยู่ในร้าน ได้เรียงถูกต้องตามหลัก FIFO และ FEFO

– วัตถุดิบที่จัดเก็บอยู่ภายในร้าน มีปริมาณที่เหมาะสมกับยอดขาย ไม่จัดเก็บมากหรือน้อยเกินไป

– วัตถุดิบที่จัดเก็บได้จัดเก็บถูกต้องตามหลักสุขาภิบาล

 

ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ คุณภาพอาหาร

– ตรวจสอบวัตถุดิบอาหารในที่จัดเก็บว่าอยู่ในเกณฑ์คุณภาพของร้านหรือไม่

– ทำการทดสอบพนักงานครัว โดยให้แต่ละคนทำเมนูอาหารที่ต้องการทดสอบ โดยประเมินในส่วนของ ขั้นตอนการทำ, รสชาติ, เนื้อสัมผัส, หน้าตา, ความถูกต้องของวัตถุดิบในจาน และระยะเวลาในการทำอาหาร

 

ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ ขั้นตอนการบริการ

– ทำการทดสอบพนักงานบริการ ในทักษะการบริการแต่ละตำแหน่งตามมาตรฐานขั้นตอนบริการที่ทางร้านกำหนด

– ทำการทดสอบการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากับพนักงานบริการ เพื่อดูไหวพริบในการแก้ไขปัญหาขั้นต้น

 

ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ ความสะอาดของร้าน

– เริ่มต้นจากการตรวจสอบตั้งแต่ภายนอกของร้าน เช่น กระจก ประตู ป้ายร้าน ทางเดินเข้าร้าน

– จากนั้นเข้าสู่ในตัวร้านโซนบริการเพื่อตรวจสอบความสะอาดของจุดต่างๆ ภายในร้าน อุปกรณ์ผ้าเช็ดโต๊ะ กลิ่นภายในร้าน ความเย็นภายในร้าน เสียงเพลง

– ส่วนสุดท้ายคือตรวจสอบความสะอาดในห้องครัว ได้แก่ จุดปฏิบัติงานครัวในตำแหน่งต่างๆ บ่อดักไขมันความสะอาดของอุปกรณ์ครัว น้ำมัน ความสะอาดในตู้เย็น ความสะอาดของภาชนะจัดเก็บ ถังขยะ

ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ การบริหารจัดการร้านของผู้จัดการร้าน

 

– ตรวจสอบการจัดตารางพนักงานว่ามีความเหมาะสมหรือไม่กับยอดขาย และมีการสลับวันหยุดของพนักงานได้อย่างเท่าเทียมกันหรือไม่

– ตรวจสอบงานเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลการขายในแต่ละวัน ว่าทำถูกต้องครบถ้วนหรือไม่

– ตรวจสอบการวางแผนของเป้าหมายในแต่ละเดือน และในแต่ละวันว่ามีการตั้งเป้าไว้หรือไม่ และเป้าหมายนั้นสอดคคล้องกับเป้าหมายขององค์กรหรือไม่

ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายรายเดือน :

   – การเชียร์ขายเครื่องดื่มสมุนไพรให้ได้ 1,000 แก้ว

     – การควบคุมต้นทุนอาหารให้ไม่เกิน 35% ของยอดขาย

     – การเพิ่มค่าเฉลี่ยต่อหัวของลูกค้าให้เป็น 120 บาท

ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายรายวัน :

– การเชียร์ขายเครื่องดื่มสมุนไพรวันจันทร์-ศุกร์วันละ 30 แก้ว และวันเสาร์-อาทิตย์วันละ 45 แก้ว

– วันนี้จะทำการปฐมนิเทศพนักงานทั้งหมด เพื่อความเข้าใจเรื่องกฎระเบียบร้าน

– เชียร์ขายเมนู XXX เนื่องจากวัตถุดิบตัวนี้กำลังจะหมดอายุในอีก 2 วัน

– ร่วมกับทางผู้จัดการร้านวิเคราะห์ P&L ของเดือนที่ผ่านมาเพื่อหาจุดแข็งและจุดอ่อน

– รับฟังปัญหา และ/หรือ ข้อเสนอแนะต่างๆ เพื่อไปต่อยอดในการพัฒนาร้าน และ/หรือช่วยแก้ไขปัญหาทีเกิดขึ้น

ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ งานบำรุงรักษาอุปกรณ์

– ที่ร้านมีการทำความสะอาดอุปกรณ์เครื่องใช้ต่างๆ ภายในร้านตามตารางที่กำหนดหรือไม่ เช่น เปลี่ยนไส้กรองเครื่องกรองน้ำ, ล้างแอร์, ทำความสะอาดตู้เย็น, ทำความสะอาดหัวเตา เป็นต้น

– ตรวจสอบการจดบันทึกอุปกรณ์เครื่องใช้จ่ายต่างๆ ที่เสียหายว่า มีอายุการใช้งานที่เหมาะสมหรือไม่เพราะค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งที่ไม่คาดคิดเกิดจากการใช้งานอุปกรณ์อย่างไม่ทะนุถนอม ถ้าไม่มีการคอยดูแล ทางร้านก็ต้องเสียเงินกับการซ่อมหรือซื้อใหม่อยู่เรื่อยๆ

เครื่อง ล้าง จาน ร้าน อาหาร อัตโนมัติ

 

ทั้งหมดนี้คือส่วนหนึ่งของคำว่าระบบจัดการร้านอาหาร เป็นความจำเป็นที่ต้องทำและต้องมีสำหรับร้านขนาดกลางขึ้นไป หรือร้านที่มีสาขามากกว่า 1 สาขา หรือ ร้านที่มีแผนเติบโตขยายกิจการในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ระบบจะช่วยให้การจัดการร้านเป็นไปอย่างสะดวก ชัดเจน บริหารจัดการง่าย ป้องการความผิดพลาด ความซ้ำซ้อนในการทำงาน ระบบถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของความสำเร็จ


TR:กระต่ายดำ124


หมายเหตุ : เนื้อหาต่างๆ ที่เพื่อนแท้ร้านอาหารนำมาแบ่งปัน กลั่นกรองจากประสบการณ์ตรงและหรือการสัมภาษณ์พูดคุยกับผู้ประกอบการจริงๆ ของแอดมินแต่ละท่าน เป็นบทความที่เขียนจากความตั้งใจ ความรับผิดชอบ ทุกๆ บทความเพื่อนผู้ประกอบการสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจได้จริง


 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here